L'autre jour, nous nous sommes retrouvés à partager nos méthodes d'organisation et de gestion des tâches. Après avoir discuté de la manière dont nous établissons des listes de choses à faire, dont nous configurons des tâches sur Basecamp et dont nous planifions nos vies en fonction du calendrier de notre groupe, nous nous sommes rendu compte que nous avions tous des façons très particulières de nous assurer que nous accomplissions tout ce que nous devons faire sur une base quotidienne et hebdomadaire. Comme une ampoule qui s'allume, nous avons collectivement eu l'idée de partager nos méthodes pour rester organisés, par le biais d'un blog. Après quelques cafés et des playlists Spotify, nous avons donc rédigé nos stratégies de réussite !
Julia : Rester humble et travailler dur
Il n'y a pas vraiment de logique ou de raison à la façon dont j'organise les tâches. J'aime accomplir toutes les tâches importantes l'une après l'autre et garder les petites tâches pour les faire après. En général, je fais volte-face au hasard et je consacre ma matinée aux petites tâches et l'après-midi aux grandes (ou vice versa).
J'ai cet autocollant pour mon MacBook qui représente mon mantra professionnel “Stay Humble, Hustle Hard” (rester humble, se démener) et qui résume ce que je fais. L'ordre dans lequel je les fais n'a pas d'importance tant qu'elles sont faites. Tu l'auras, ma fille.
Tim : Fanatique de notes autocollantes
Je ne vais pas vous mentir, entre l'école, le travail et quelques projets personnels, les tâches peuvent s'accumuler. J'utilise deux méthodes différentes pour organiser ce sur quoi je travaille. Sur mon ordinateur, j'utilise la fonction “Sticky Notes” de Windows et hors ligne, j'utilise un tableau blanc pour écrire mes tâches. J'ai essayé plusieurs autres outils auparavant, comme des applications pour smartphone ou la tenue d'un journal, mais ceux-ci semblent être les meilleurs pour moi.
Voici un exemple de la façon dont j'utilise les notes autocollantes pour organiser mes tâches. Pour chaque tâche, je décompose ce qui doit être fait et je le sépare en notes de couleurs et de tailles différentes. Si une tâche est hautement prioritaire, j'agrandis considérablement la taille de la note pour qu'elle ne passe pas inaperçue.
Mon tableau blanc est accroché juste à côté de mon lit - je l'adore. C'est la première chose que je lis le matin et la dernière avant de m'endormir. Ainsi, je peux terminer mes journées en sachant ce que je dois faire demain et commencer mes journées en sachant ce que je dois faire. Comme pour la méthode des notes autocollantes, j'utilise un code couleur et je divise mes tâches en catégories, comme les courriels auxquels je dois répondre ou les projets qui ont une date d'échéance.
Il est toujours satisfaisant d'accomplir des tâches, mais lorsque je n'ai plus de notes autocollantes sur mon ordinateur ou que mon tableau blanc est vide, je commence à me sentir vide. Le fait d'avoir beaucoup de tâches en cours signifie simplement que les affaires sont en plein essor. Restez occupés !
Michelle : Tendances Old School
J'ai toujours été de la vieille école lorsqu'il s'agit de m'organiser. En ce qui concerne les tâches, les listes sont mes meilleures amies. Il m'arrive même de faire des listes de mes listes. J'aime avoir un aperçu de toutes mes tâches et, en les écrivant moi-même, j'ai l'impression de mieux m'en souvenir. En ce qui concerne les événements, j'adore les agendas. Avant Candybox, j'avais toujours un agenda papier et je n'utilisais jamais les calendriers en ligne. Depuis que je travaille chez Candybox, j'ai appris les avantages des calendriers en ligne - comme le fait de ne pas avoir à mettre du blanc à chaque fois qu'un événement est déplacé... Cependant, lorsqu'il s'agit de s'organiser, je préfère toujours les listes et les agendas en papier !
Ryan : Note, note, note !
Personne n'est parfait lorsqu'il s'agit de listes de choses à faire, mais pour moi, cela demande un effort supplémentaire. Pour rester organisée, je dois combiner les rappels de Google Agenda, les tâches de Basecamp, les alarmes de mon téléphone, les notes dans un carnet en papier, les courriels marqués d'une étoile dans ma boîte de réception et les notes de Gmail pour garder une trace de mes étoiles.
- J'utilise les e-mails marqués d'une étoile pour suivre les tâches en cours ;
- J'ajoute des notes dans la boîte de réception pour donner plus d'informations sur ces étoiles ;
- Je mets des dates d'échéance sur ces notes liées à mon calendrier Google ;
- Je garde tous les onglets ouverts afin d'avoir des rappels constants ;
- Je reçois des notifications du calendrier sur mon téléphone (où je définis des tâches/alarmes supplémentaires).
- Je garde la trace de tous les projets en cours dans Basecamp, et je prends des notes sur chacun de ces projets dans un carnet de notes.
Tout cela forme un filet de sécurité en matière d'organisation, car si j'oublie une tâche à un endroit, je reçois des notifications et des rappels à plusieurs autres endroits, de sorte que rien ne passe à travers les mailles du filet.
MC : Gourou d'Excel
Après avoir essayé de nombreuses approches différentes, je trouve que la façon la plus efficace de rester organisé est de s'en tenir aux principes de base.
Je démarre chaque matin en ouvrant une feuille de calcul vierge et en y inscrivant toutes les tâches que je dois accomplir au cours de la journée, puis j'ajoute un ‘C’ à côté de la tâche une fois qu'elle est terminée. J'ajoute ensuite un "C" à côté de la tâche une fois qu'elle est terminée. Je me surprends également à surligner les tâches achevées, juste pour les célébrer un peu ! :-)
Si les tâches sont longues et nécessitent plus d'une journée pour être accomplies, je les coupe et les colle dans la nouvelle feuille de calcul jusqu'à ce que je puisse enfin les cocher. Cette méthode est utile car la feuille de calcul est toujours ouverte sur mon bureau et facile d'accès. Il me donne également un aperçu du type de journée auquel je dois m'attendre. La feuille de calcul se compose généralement des éléments suivants
Suivi et mise à jour des courriels que je dois envoyer chaque jour
Réunions que je dois réserver avec d'autres personnes
Présentations aux clients que je dois préparer
Mémoires et autres documents dont j'ai besoin pour faire avancer les projets
Kristina : Des listes de choses à faire sans fin
Afin d'accomplir une liste de tâches qui n'en finit pas, je fais ce qui suit :
- Créer une liste de tâches en fonction des clients, en Basecamp.
Comme nous sommes une agence, j'ai un certain nombre de clients pour lesquels je dois effectuer de nombreuses tâches. En les séparant dans leurs propres listes de tâches, je suis plus efficace pour tout faire.
- Dressez la liste de toutes les étapes principales sous forme de puces séparées.
Afin de ne pas me gratter la tête en me demandant ce que je voulais dire lorsque je regarde ma liste de choses à faire, j'indique clairement tout ce qui doit être fait pour une tâche particulière.
- Ajoutez des dates d'échéance à chaque tâche.
Étant donné que certaines tâches ont la priorité sur d'autres, le fait de fixer des dates d'échéance m'aide à organiser mon temps de manière efficace.
- Au fur et à mesure qu'elles sont accomplies, cochez-les et passez à la tâche suivante.
Il y a quelque chose d'extrêmement satisfaisant à rayer une tâche et à la faire disparaître. Dans mon esprit, cela me permet de passer mentalement à la suivante.
Darrell : Sans papier jusqu'au bout !
J'aime la simplicité et je déteste le papier. Ces dernières années, j'ai fait tout ce qui était en mon pouvoir pour transférer autant de choses que possible dans le nuage, y compris les listes de choses à faire.
Je passe la plus grande partie de ma journée dans mon courrier électronique, pour lequel nous utilisons les applications Google, et j'ai donc choisi d'utiliser leur fonction très simple et rudimentaire Tâches. Il est aussi basique que possible, peut se connecter à différentes conversations de courrier électronique et m'accompagne toujours, quel que soit l'ordinateur sur lequel je me trouve.
J'essaie de ne laisser que 4 à 5 tâches sur la liste à la fin de la journée, sinon je les transfère dans notre outil de gestion de projet (basecamp) parce qu'elles nécessitent l'aide de mon équipe et une collaboration. Ce n'est pas parfait, mais cela fonctionne pour moi.
Ma liste de tâches est une affaire privée, j'ai donc décidé d'en créer une juste pour prendre une rapide capture d'écran ci-dessous :)
Heather : Chaque jour a un projet
En tant que responsable du marketing numérique, le contenu doit être diffusé chaque jour et chaque semaine pour chacun de mes clients. J'utilise des programmes pour automatiser le contenu qui doit être complété chaque jour, mais pour les grands projets qui doivent être envoyés pour approbation, je consacre un jour de la semaine à chaque projet majeur. Chaque semaine se ressemble à peu près en termes de tâches à accomplir, de sorte que lorsque le week-end arrive, j'appuie sur un bouton de réinitialisation mentale et je me prépare pour la semaine suivante.
Certaines semaines, cependant, cette méthode ne fonctionne pas car il y a un certain nombre d'autres tâches à accomplir, de clients à rencontrer ou de tickets d'assistance à gérer. Lorsque je commence à ressentir une surcharge mentale, je me fie à mon fidèle carnet de notes pour organiser mes journées, mes tâches et mes pensées. Même si je ne suis pas ma liste de choses à faire, le simple fait d'écrire les tâches à accomplir m'aide à gérer tout ce qui doit être fait. Bien sûr, mes listes de lecture Spotify et mes Chai Tea Latte m'aident à rester concentrée pour que je puisse accomplir chaque tâche rapidement et efficacement.
Nous espérons que nos étranges habitudes vous inciteront à organiser vos pensées à l'aide d'un programme ou d'un calendrier différent, ou même à remettre au goût du jour la fameuse liste des choses à faire. Si vous avez une stratégie géniale pour rester organisé, faites-le nous savoir !
